Bez względu na to, ile kontroli ktoś przeszedł, świadomość, że ktoś będzie kontrolował twoją pracę, zawsze generuje napięcie i niepokój. Oto kilka zaleceń wydanych przez Multicert , (Polską jednostkę certyfikującą z ponad 15-letnim doświadczeniem w audytowaniu) które pomogą Twojej organizacji przygotować się do udanego audytu w ISO 9001
Przed audytem ….
- Polityka jakości — przejrzyj politykę jakości, w razie potrzeby odśwież ją i upewnij się, że wszyscy ją rozumieją. Pracownicy nie muszą zapamiętywać zasad, ale powinni mieć jasne zrozumienie tego, do czego organizacja zobowiązała się w zakresie jakości.
- Cele jakościowe — pracownicy powinni wiedzieć, jakie są cele jakościowe organizacji i jak sami przyczyniają się do ich osiągnięcia. Pracownicy powinni wiedzieć i być w stanie wyjaśnić, w jaki sposób ich codzienne czynności mogą wpływać na te cele.
- Szkolenie – Upewnij się, że wszyscy zostali odpowiednio przeszkoleni do wykonywania swoich zadań.
- Udokumentowane informacje – Upewnij się, że wszyscy wiedzą, gdzie znaleźć aktualne kopie procedur, instrukcji pracy i formularzy, które są istotne dla ich stanowisk pracy.
- Harmonogram audytu – Niech wszyscy zapoznają się z zakresem audytu i obszarami z których mogą być audytowani.
- Wywiady — pracownicy powinni mieć pewność, że odpowiadają na to, co wiedzą, i mieć taką samą pewność by powiedzieć „nie wiem”, gdy nie są pewni, jak odpowiedzieć na pytanie audytora podczas audytu.
Upewnij się, czy wszystkie procesy przebiegają zgodnie z określonymi procedurami
- Upewnij się, że wszystkie procedury (niezależnie od tego, czy są udokumentowane, czy nie) są przestrzegane.
- Upewnij się, że krytyczne procesy są wykonywane w ten sam sposób (właściwy sposób) przez wszystkich.
Sprawdź czy wykonałeś zalecenia z poprzedniego audytu
- Przejrzyj ustalenia z poprzednich audytów i upewnij się, że zostały uwzględnione.
- Wszystkie niezgodności muszą być odpowiednio zarejestrowane, zbadane, a działania muszą być podjęte lub zakończone do czasu audytu.
- Działania korygujące, które zostały wykonane i zamknięte, również powinny zostać zweryfikowane pod kątem skuteczności.
Zorganizuj właściwe warunki pracy dla audytora
- W nieporządnym, brudnym lub niezorganizowanym miejscu pracy trudno jest przeprowadzić kontrolę i zapewnić jakość. Poświęć trochę czasu na zorganizowanie i uporządkowanie miejsca pracy (biura, biurka, magazynu, hali warsztatu itp.).
- Upewnij się, że zapisy, formularze, procedury i wszelkie istotne dokumenty są pod ręką lub są łatwo dostępne.
Nastaw się pozytywnie i działaj profesjonalnie
- Zrób dobre pierwsze wrażenie – traktuj audytorów profesjonalnie i z szacunkiem.
- Audytorzy, są po to aby zapewnić organizacji obiektywnie ocenę i motywować ją do ciągłego doskonalenia. Ne traktuj audytorów jako wrogów.
Bez względu na to, ile kontroli ktoś przeszedł, świadomość, że ktoś będzie kontrolował twoją pracę, zawsze generuje napięcie i niepokój. Oto kilka zaleceń wydanych przez Multicert , (Polską jednostkę certyfikującą z ponad 15-letnim doświadczeniem w audytowaniu) które pomogą Twojej organizacji przygotować się do udanego audytu w ISO 9001
Przed audytem ….
- Polityka jakości — przejrzyj politykę jakości, w razie potrzeby odśwież ją i upewnij się, że wszyscy ją rozumieją. Pracownicy nie muszą zapamiętywać zasad, ale powinni mieć jasne zrozumienie tego, do czego organizacja zobowiązała się w zakresie jakości.
- Cele jakościowe — pracownicy powinni wiedzieć, jakie są cele jakościowe organizacji i jak sami przyczyniają się do ich osiągnięcia. Pracownicy powinni wiedzieć i być w stanie wyjaśnić, w jaki sposób ich codzienne czynności mogą wpływać na te cele.
- Szkolenie – Upewnij się, że wszyscy zostali odpowiednio przeszkoleni do wykonywania swoich zadań.
- Udokumentowane informacje – Upewnij się, że wszyscy wiedzą, gdzie znaleźć aktualne kopie procedur, instrukcji pracy i formularzy, które są istotne dla ich stanowisk pracy.
- Harmonogram audytu – Niech wszyscy zapoznają się z zakresem audytu i obszarami z których mogą być audytowani.
- Wywiady — pracownicy powinni mieć pewność, że odpowiadają na to, co wiedzą, i mieć taką samą pewność by powiedzieć „nie wiem”, gdy nie są pewni, jak odpowiedzieć na pytanie audytora podczas audytu.
Upewnij się, czy wszystkie procesy przebiegają zgodnie z określonymi procedurami
- Upewnij się, że wszystkie procedury (niezależnie od tego, czy są udokumentowane, czy nie) są przestrzegane.
- Upewnij się, że krytyczne procesy są wykonywane w ten sam sposób (właściwy sposób) przez wszystkich.
Sprawdź czy wykonałeś zalecenia z poprzedniego audytu
- Przejrzyj ustalenia z poprzednich audytów i upewnij się, że zostały uwzględnione.
- Wszystkie niezgodności muszą być odpowiednio zarejestrowane, zbadane, a działania muszą być podjęte lub zakończone do czasu audytu.
- Działania korygujące, które zostały wykonane i zamknięte, również powinny zostać zweryfikowane pod kątem skuteczności.
Zorganizuj właściwe warunki pracy dla audytora
- W nieporządnym, brudnym lub niezorganizowanym miejscu pracy trudno jest przeprowadzić kontrolę i zapewnić jakość. Poświęć trochę czasu na zorganizowanie i uporządkowanie miejsca pracy (biura, biurka, magazynu, hali warsztatu itp.).
- Upewnij się, że zapisy, formularze, procedury i wszelkie istotne dokumenty są pod ręką lub są łatwo dostępne.
Nastaw się pozytywnie i działaj profesjonalnie
- Zrób dobre pierwsze wrażenie – traktuj audytorów profesjonalnie i z szacunkiem.
- Audytorzy, są po to aby zapewnić organizacji obiektywnie ocenę i motywować ją do ciągłego doskonalenia. Ne traktuj audytorów jako wrogów.
