Planując wdrażanie systemu ISO często zastanawiamy się jako zrobić to optymalnie. Bez nadmiernych kosztów i angażowanie pracowników. Przyjrzyjmy się najczęściej stosowanym metodą wraz z analizą ich mocnych i słabych stron.
Wdrażamy ISO sami !
W większości wielu właścicieli małych firm uważa to za swoją pierwszą opcję. Jest to dobry pomysł jeśli posiada się już jakąś wiedzę lub/i jednego lub więcej pracowników z niezbędnym doświadczeniem.
Wewnętrznie opracowany system jakości może stać się wielkim atutem firmy. Wdrożony przez samego właściciela system ISO może bardzo dobrze wpasować się w organizację i jej kulturę. A mając wielu pracowników zaangażowanych we wdrożenie, powstały system zarządzania jakością prawdopodobnie będzie cieszył się szerokim poparciem pracowników.
Jednak takie podejście wdrożeniowe wymaga nie tylko wewnętrznej wiedzy, ale także dużej ilości czasu. Podejście wewnętrzne może wystarczające zaangażować pracowników w pełnym wymiarze godzin i na kilka miesięcy. Ponadto prawdopodobieństwo kosztownych błędów jest wysokie. Podsumowując, może to być realna opcja, jeśli firma ma wolne zasoby , wiedzę i nie spieszy się, aby czerpać korzyści z certyfikacji.
Konsultant ISO
Wynajęcie konsultanta do zarządzania całym wdrożeniem ISO to też opcja . Wtedy większość zadań wykonuje konsultant, a resztę pracownicy pod okiem konsultanta. Konsultanci ISO często oferują wybór między doradztwem na miejscu a doradztwem zdalnym.
Zatrudnienie konsultanta w celu skonfigurowania systemu ISO jest najlepszym i najwygodniejszym wyborem gdy nie mamy wolnych i wykwalifikowanych pracowników. Ponadto wykwalifikowany konsultant ds. systemów ISO może wnieść doświadczenie i najlepsze praktyki w celu usprawnienia procesu wdrożenia. Autorytet i wiarygodność eksperta zewnętrznego może również rozwiać wątpliwości i obawy pracowników związane z wdrożeniem ISO i zwiększyć ich zaangażowanie w ten proces.
Takie podejście jest jednak kosztowne, a sukces w dużej mierze zależy od umiejętności konsultanta w zakresie dobrego zrozumienia organizacji i jej kultury. Należy wziąć również pod uwagę fakt, że na trwałość systemu ISO w organizacji w dużym stopniu wpłynie sposób, w jaki konsultant przekaże wdrożony system i pokaże pracownikom, jak wziąć odpowiedzialność za jego działania. Ten punkt ma szczególne zastosowanie, jeśli konsultant mało angażował we wdrożenie i tworzył zależność od swojej wiedzy i doświadczenia.
Audytor ISO
Kolejną formą przygotowania do wdrożenia systemu ISO jest audyt wstępny. Proponują go jednostki certyfikujące przed przystąpieniem organizacji do certyfikacji. Można jednak nie być jeszcze gotowym a już wcześniej dany audyt zamówić. Dzięki niemu dokładnie poznamy wymagania danej jednostki certyfikującej oraz sposób prowadzenia audyty ale również co najważniejsze, zalecenia których wykonanie da nam 100% pewność , że uzyskamy certyfikat ISO.
Więc podsumowując, będziemy dokładnie wiedzieć , co mamy a czego nie mamy aby pomyślnie przejść audyt certyfikacyjny i cieszyć się certyfikatem.
Ta opcja ma także swoje wady , większość prac związanych z realizacją zaleceń po audytowych spadnie na barki pracowników lub zarządu. Nie jest to więc opcja dla wszystkich. Zaleca się ją stosować tam gdzie organizacja posiada wdrożony system IT klasy ERP w obszarze pokrywający się z zakresem certyfikacji systemu ISO. (np. handel, produkcji , dystrybucja ) . Wtedy zazwyczaj można przyjąć , że system ISO w 80% jest wdrożony.
Dokumentacja ISO
Popularnym rozwiązaniem jest zestaw gotowej dokumentacji ISO . Dobry zestaw powinien zawierać wskazówki i narzędzia niezbędne do wewnętrznego wdrożenia przez pracowników bez doświadczenia w zakresie ISO. Chociaż takie podejście wykorzystuje czas i możliwości pracowników to i tak jest ono znacznie mniejsze dzięki wstępnie napisanym szablonom, instrukcjom krok po kroku oraz szkoleniom online , testom online lub wideo.
Takie podejście jest również najtańszym podejściem do certyfikacji ISO. Dzięki sprawdzonemu, wypróbowanemu i przetestowanemu zestawowi narzędzi wdrożenie ISO może być zaskakująco łatwe i szybkie. Ponadto wewnętrznie opracowany system ISO może dobrze uwzględniać kulturę korporacyjną oraz zyskać akceptację i wsparcie pracowników. Ponieważ system jakości jest opracowywany przez pracowników firmy, cała wiedza i umiejętności pozostają w firmie.
Jednak nawet przy dobrym zestawie certyfikacyjnym podejście to wymaga pewnego wysiłku i chęci do nauki. Tworzenie systemu może czasami stanowić problem, więc generalnie najlepiej jest, aby wdrożeniem kierowała osoba z najwyższego kierownictwa lub będąca autorytetem, która wzbudza zaufanie i rozumie znaczenie szkolenia personelu.
Podejście hybrydowe ( audyt i monitoring)
Porównując wdrożenie ISO przy użyciu konsultanta z zestawem gotowych szablonów dokumentacji , należy pamiętać, że te dwie metody nie wykluczają się wzajemnie. W rzeczywistości możliwe jest połączenie tego, co najlepsze z obu podejść, aby stworzyć rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb organizacji.
Na przykład można zakupić audyt wstępny wraz z monitoringiem wdrożenia zestawu gotowych dokumentów, aby szybko rozpoczął wdrożenie. Można także napisać własną dokumentację, a następnie poprosić audytora o zdalne zbadanie jej pod kątem zgodności z ISO. W dzisiejszych czasach możliwe jest nawet pozyskanie audytorów do przeprowadzania zdalnych audytów wewnętrznych. Możliwości nie są nieograniczone, ale z pewnością jest wiele do przemyślenia przed rozpoczęciem.
Podsumowanie
Wybór konsultanta ,audytora ISO lub zestawu gotowych szablonów , który łączy oba podejścia lub robi to w pojedynkę, to decyzja, która zależy od sytuacji firmy. Bez względu na to, którą opcję wybierzesz, możesz osiągnąć doskonałe rezultaty. Skontaktuj się z nami w każdej chwili, a nasi eksperci ocenią Twoją sytuację i wytyczą drogę do sukcesu.
Zawartość
Podziel się
Podobne posty
Oceń
/5
© 2018 Wszelkie prawa zastrzeżone Multicert Sp. z o.o., Mydlarska 47 ,Warszawa 04-690.
