Wymagane dokumenty

Oto udokumentowane informacje ( dokumenty) , które należy opracować, aby zachować zgodność z normą ISO 9001:2015. (Należy pamiętać, że niektóre dokumenty nie będą obowiązkowe, jeśli firma nie realizuje odpowiednich procesów.):

Udokumentowane informacje które należy utrzymywać czyli na bierząco aktualizować, ze względu na zmieniające się warunki rynkowe ( kontekst organizacji)

• Zakres SZJ (punkt 4.3)
• Polityka jakości (punkt 5.2)
• Cele jakościowe (punkt 6.2)
• Kryteria oceny i wyboru dostawców (punkt 8.4.1)

Oto udokumentowane informacja (zapis) które należy przechowywać jako dowód działania systemu zarządzania jakości ( zapisy oznaczone * są obowiązkowe tylko w przypadkach, gdy organizacja realizuje dany procesy np. ) :

• Protokoły wzorcowania urządzeń monitorujących i pomiarowych* (pkt 7.1.5.1)
• Ewidencja szkoleń, umiejętności, doświadczenia i kwalifikacji (punkt 7.2)
• Zapisy przeglądu wymagań dotyczących produktu/usługi (punkt 8.2.3.2)
• Zapis o przeglądzie wyników projektowania i rozwoju* (punkt 8.3.2)
• Zapisy dotyczące danych wejściowych do projektowania i rozwoju* (punkt 8.3.3)
• Zapisy kontroli projektowania i rozwoju* (punkt 8.3.4)
• Ewidencja wyników projektowania i rozwoju *(punkt 8.3.5)
• Ewidencja zmian projektowych i rozwojowych* (punkt 8.3.6)
• Charakterystyka wytwarzanego produktu i usługi, która ma być świadczona (punkt 8.5.1)
• Zapisy dotyczące własności klienta (punkt 8.5.3)
• Ewidencja kontroli zmian w produkcji/świadczeniu usług (punkt 8.5.6)
• Ewidencja zgodności wyrobu/usługi z kryteriami akceptacji (punkt 8.6)
• Rejestr niezgodnych danych wyjściowych (punkt 8.7.2)
• Wyniki monitorowania i pomiarów (punkt 9.1.1)
• Program audytu wewnętrznego (punkt 9.2)
• Wyniki audytów wewnętrznych (punkt 9.2)
• Wyniki przeglądu zarządzania (punkt 9.3)
• Wyniki działań naprawczych (punkt 10.1)

Są to obowiązkowe punkty normy, dla których należy dostarczyć “dowody” zapisy, aby uzyskać certyfikat ISO 9001.Zapisy mogą być prowadzone w różnej formie. arkuszy kalkulacyjnych, diagramów, filmów i treści pisemnych ( notatek, maili ) . Ważne jest aby organizacja określiła jasny system kontroli i nadzoru nad tymi zapisami.

Dokumenty nieobowiązkowe

Poza wymaganymi zapisami i dokumentami organizacja powinna rozważyć opracowanie poniższych procedur adekwatnie do potrzeb i ryzyk związanych z danym procesem ,a także wielkością i rodzajem prowadzonej działalności. 

Oto najczęściej wykorzystywane procedury w systemie zarządzania jakością:

• Procedura określania kontekstu organizacji i zainteresowanych stron (punkty 4.1 i 4.2)
• Procedura zajmowania się ryzykiem i szansami (punkt 6.1)
• Procedura dotycząca kompetencji, szkolenia i świadomości (punkty 7.1.2, 7.2 i 7.3)
• Procedura konserwacji sprzętu i sprzętu pomiarowego (punkt 7.1.5)
• Procedura kontroli dokumentów i ewidencji (punkt 7.5)
• Procedura sprzedaży (punkt 8.2)
• Procedura projektowania i rozwoju (punkt8.3)
• Procedura realizacji produkcji i świadczenia usług (punkt 8.5)
• Procedura magazynowania (punkt 8.5.4)
• Procedura zarządzania niezgodnościami i działania korygujące (punkty 8.7 i 10.2)
• Procedura monitorowania satysfakcji klienta (punkt 9.1.2)
• Procedura audytu wewnętrznego (punkt 9.2)
• Procedura przeglądu zarządzania (punkt 9.3)

Pamiętajmy, system zarządzania jakości ISO 9001 jest dla organizacji a nie odwrotnie. Im więcej procedur i zapisów tym więcej pracy nas czeka przy ich nadzorowaniu i aktualizowaniu. Dlatego system wdrażajmy w obszarach kluczowych dla utrzymania jakości i rozwoju organizacji Jeśli potrzebujesz pomocy w opracowaniu optymalnej struktury systemu zarządzania ISO , skontaktuj się z jednostką inspekcyjną Multicert.